Certidão Negativa de Débitos: o que é e quando exigir na transação

O advogado pediu a “certidão negativa de débitos” do vendedor. O corretor transmitiu ao cliente. O cliente foi ao Google, achou um site de cartório, solicitou uma certidão e voltou com um PDF. O advogado olhou e disse: “não era essa, era da Receita Federal.”

A confusão é comum porque “certidão negativa de débitos” não é o nome de um documento específico. É uma categoria que abrange certidões emitidas por diferentes órgãos, cada uma verificando um tipo diferente de dívida ou pendência. Saber qual pedir, em qual situação e de qual órgão, é parte do processo.

O que é uma certidão negativa de débitos

Uma certidão negativa de débitos (CND) é um documento emitido por um órgão público que atesta que determinada pessoa física ou jurídica não possui débitos em aberto com aquele órgão, na data da emissão.

O adjetivo “negativa” refere-se à ausência de débitos: a certidão nega que existam pendências. Quando existem débitos mas eles estão parcelados ou com exigibilidade suspensa por decisão judicial, o documento emitido é chamado de Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN), que tem o mesmo efeito prático que a CND em muitas situações.

O que cada certidão verifica depende inteiramente do órgão que a emite.

Os principais tipos de certidão negativa de débitos em transações imobiliárias

Certidão Negativa de Débitos Federais (CND/PGFN e RFB)

Emitida pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) em conjunto, essa é a certidão que verifica se a pessoa física tem débitos com a União: imposto de renda em atraso, contribuições previdenciárias, dívida ativa da União.

O nome oficial é Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, emitida no portal da Receita Federal pelo CPF do contribuinte.

Para pessoa jurídica, a certidão equivalente é emitida pelo CNPJ e verifica também os débitos previdenciários da empresa (INSS patronal, contribuições sociais).

Esta é uma das certidões mais solicitadas em qualquer transação imobiliária, tanto para o vendedor quanto para o imóvel quando ele pertence a uma pessoa jurídica.

Certidão Negativa de Débitos Municipais

Emitida pela prefeitura do município onde o imóvel está localizado, verifica se há débitos de IPTU e de outras taxas municipais vinculadas ao imóvel.

Em transações imobiliárias, essa certidão pode ser solicitada em relação ao imóvel ou em relação à pessoa do vendedor como contribuinte municipal. As duas são diferentes: a certidão do imóvel verifica os débitos específicos daquele endereço, enquanto a certidão da pessoa verifica todos os débitos municipais do contribuinte.

A emissão varia muito por município: algumas prefeituras têm portal online com emissão imediata, outras exigem atendimento presencial ou têm sistemas com disponibilidade limitada.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) pelo portal do sistema CNDT, verifica se o contribuinte tem débitos trabalhistas em fase de execução em qualquer Tribunal Regional do Trabalho do Brasil.

A CNDT cobre apenas débitos trabalhistas reconhecidos judicialmente e em fase de execução, ou seja, que já transitaram em julgado e estão sendo cobrados judicialmente. Ações trabalhistas em andamento que ainda não resultaram em condenação não aparecem na CNDT, mas aparecem na certidão de distribuição trabalhista do TRT.

Certidão Negativa de Débitos com o FGTS

Emitida pela Caixa Econômica Federal, verifica se a empresa está em regularidade perante o FGTS: recolhimento das contribuições dos empregados e ausência de débitos em aberto.

Essa certidão é obrigatória para pessoas jurídicas que vendem imóveis, e também para empresas que participam de licitações e para a obtenção de certos tipos de financiamento.

Certidão Negativa de Débitos Estaduais (Certidão SEFAZ)

Verifica débitos com a Secretaria da Fazenda do estado. No caso de imóveis comerciais, pode incluir verificação de débitos de ICMS se a empresa do vendedor tiver atividade comercial. Para transações imobiliárias residenciais com vendedor pessoa física, é menos frequentemente solicitada, mas pode aparecer dependendo do estado e da orientação do advogado.

Quando cada certidão é exigida

Na venda de imóvel residencial com vendedor pessoa física

O conjunto típico inclui a CND federal (RFB/PGFN), a CNDT e a certidão negativa de débitos municipais vinculada ao imóvel. O advogado pode solicitar certidões adicionais dependendo da situação patrimonial do vendedor.

Na venda de imóvel comercial ou quando o vendedor é pessoa jurídica

Além das certidões do imóvel, são necessárias certidões específicas do CNPJ: CND federal, CNDT, certidão de regularidade do FGTS e certidões dos distribuidores (TJ, TRT, TRF) pelo CNPJ. Os sócios que assinarão o contrato geralmente precisam apresentar as mesmas certidões como pessoas físicas.

Em financiamentos bancários

Os bancos têm exigências próprias de documentação, que podem incluir certidões além das solicitadas pelo advogado da transação. Em geral, os bancos pedem CND federal e CNDT do vendedor e certidão negativa de débitos municipais do imóvel. O checklist específico varia por instituição financeira.

Para participação em licitações (pessoa jurídica)

Além do contexto imobiliário específico, empresas que participam de licitações precisam manter regularidade em todas essas certidões como condição de habilitação. A validade das certidões precisa ser monitorada continuamente nesse caso.

Certidão positiva com efeitos de negativa: quando aceitar

Quando há débitos mas eles estão parcelados (parcelamento de dívida ativa, por exemplo) ou com exigibilidade suspensa por decisão judicial, o órgão não emite CND, mas emite a CPEN (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa).

Na maioria das situações de transação imobiliária, a CPEN tem o mesmo efeito prático que a CND e é aceita pelo advogado e pelo banco. Mas cada caso precisa ser avaliado: o tipo de débito parcelado e o valor envolvido importam para a análise de risco da transação.

Validade das certidões negativas

A validade varia por órgão:

A CND federal (RFB/PGFN) tem validade de 180 dias. A CNDT tem validade de 180 dias. A certidão negativa de débitos municipais varia por prefeitura, mas geralmente é de 30 a 90 dias. A certidão de regularidade do FGTS tem validade de 30 dias.

Para transações que se prolongam além do prazo de validade das certidões já emitidas, é necessário reemitir antes da assinatura.

Perguntas frequentes

CND federal e certidão de débitos trabalhistas são a mesma coisa? Não. A CND federal (RFB/PGFN) verifica débitos com a União: IR, contribuições previdenciárias, dívida ativa federal. A CNDT verifica débitos trabalhistas em fase de execução nos Tribunais Regionais do Trabalho. São emitidas por órgãos diferentes e verificam tipos de débito diferentes. As duas são frequentemente solicitadas juntas, mas são documentos distintos.

Certidão negativa de débitos e certidão de distribuição são a mesma coisa? Não. A certidão negativa de débitos verifica se há dívidas reconhecidas e não pagas. A certidão de distribuição (cível, trabalhista, federal) verifica se há processos em andamento. É possível não ter débitos mas ter processos em andamento, ou ter débitos parcelados e estar em regularidade. As duas categorias de documento são complementares na análise de risco de uma transação.

O comprador pode solicitar as certidões negativas do vendedor? As certidões emitidas em nome de uma pessoa física ou jurídica pela CPF/CNPJ geralmente só podem ser solicitadas pelo próprio titular ou por quem tenha procuração. Na prática, o corretor orienta o vendedor sobre o que precisa emitir e o vendedor providencia. Algumas certidões, como a de débitos municipais vinculada ao imóvel, podem ser solicitadas por terceiros.

O que fazer se o vendedor tiver débito na certidão? Depende do tipo e do valor. Débito federal com parcelamento ativo pode resultar em CPEN com efeitos de negativa, que é geralmente aceita. Dívida ativa expressiva pode ser um impedimento para o financiamento bancário ou uma condição de negociação (o comprador pode exigir que o débito seja quitado com parte do valor da venda). A avaliação de impacto é do advogado da transação.

O Garagem emite certidões negativas de débitos e os demais documentos da transação de forma centralizada, com análise automática de apontamentos. Acesse o Guia Garagem ou garagem.ai/solucoes/certidoes para saber mais.