Certidões para Compra e Venda: o que pedir e por quê
Quais certidões uma transação imobiliária exige? Veja o pacote mínimo para compra e venda com pessoa física e jurídica, quando pedir e o que cada documento verifica.
O negócio estava fechado. Proposta aceita, comprador comprometido, data de assinatura marcada. Então o advogado pediu a certidão de ações trabalhistas do vendedor, e ninguém havia solicitado.
“Mas o corretor disse que só precisava da matrícula.”
A assinatura foi adiada. O comprador ficou inseguro. O prazo do financiamento quase venceu.
O problema não era a certidão. Era não saber de antemão quais pedir.
O que são certidões e para que servem
Certidões são documentos emitidos por órgãos públicos que atestam a situação de uma pessoa ou de um imóvel: se há dívidas, processos judiciais, penhoras, hipotecas ou restrições de qualquer natureza.
Numa transação imobiliária, elas cumprem uma função específica: proteger o comprador de assumir passivos que não são seus e proteger a imobiliária de intermediar um negócio com risco jurídico não mapeado. Um imóvel com dívida de IPTU pode ter o bem penhorado. Um vendedor com ação trabalhista relevante pode ter o patrimônio bloqueado judicialmente depois que a venda já aconteceu. As certidões revelam esses riscos antes que se tornem problema de quem comprou.
Numa compra e venda, existem dois grupos de documentos: certidões do imóvel e certidões do vendedor. Ambos são necessários, e os dois precisam estar em ordem antes da assinatura do contrato.
O pacote para compra e venda
O conjunto abaixo cobre uma transação padrão. Dependendo do estado, do valor do imóvel e de características específicas da negociação, o advogado pode solicitar documentos adicionais, mas esses são o ponto de partida.
Do imóvel
| Certidão | Onde emitir | O que verifica |
|---|---|---|
| Certidão de matrícula atualizada | Cartório de Registro de Imóveis | Titularidade atual, histórico da propriedade, existência de ônus |
| Certidão de ônus reais | Cartório de Registro de Imóveis | Hipotecas, penhoras, alienações fiduciárias registradas |
| Certidão negativa de débitos municipais | Prefeitura do município | Dívidas de IPTU e taxas municipais vinculadas ao imóvel |
A certidão de matrícula e a certidão de ônus reais são emitidas pelo mesmo cartório e frequentemente solicitadas juntas, mas são documentos distintos: a matrícula mostra o histórico completo da propriedade, e os ônus reais focam nas restrições e gravames ativos.
Do vendedor (pessoa física)
| Certidão | Onde emitir | O que verifica |
|---|---|---|
| Certidão de débitos federais (CPF) | Receita Federal | Situação cadastral do CPF e dívida ativa federal |
| Certidão de distribuição cível | TJ do estado | Ações cíveis, de família e processos de insolvência ou falência |
| Certidão de ações trabalhistas | TRT da região | Ações trabalhistas em que o vendedor é réu |
| Certidão de ações federais | TRF da região | Processos tramitando na Justiça Federal |
| Certidão de protestos | Central de protestos do estado | Títulos protestados em cartório |
Se o vendedor for casado, é comum que o advogado solicite as mesmas certidões do cônjuge. O regime de bens determina se o cônjuge precisa assinar o contrato, mas as certidões ajudam a identificar riscos patrimoniais que podem afetar o negócio mesmo quando a assinatura do cônjuge não é exigida.
Quando o vendedor é pessoa jurídica
Quando o imóvel pertence a uma empresa, o pacote se expande. Além das certidões da própria PJ, é necessário verificar também a situação dos sócios que assinarão o contrato, com as mesmas certidões de pessoa física listadas acima.
| Certidão | Onde emitir | O que verifica |
|---|---|---|
| Certidão conjunta RFB/PGFN | Receita Federal | Débitos federais e previdenciários do CNPJ |
| Certidão de regularidade FGTS | Caixa Econômica Federal | Situação perante o FGTS |
| Certidões de distribuidores (CNPJ) | TJ estadual, TRT, TRF | Ações cíveis, trabalhistas e federais contra a empresa |
| Ato constitutivo e últimas alterações | Junta Comercial | Quem tem poderes para assinar em nome da empresa |
O ato constitutivo não é uma certidão no sentido estrito, mas é indispensável: sem ele, não é possível verificar se a pessoa que vai assinar o contrato tem poderes para fazê-lo.
Quando pedir as certidões
O momento certo é depois que a proposta for aceita e antes de assinar o compromisso de compra e venda. Pedir cedo demais tem um custo: a maioria das certidões tem validade de 30 a 90 dias, e solicitar com muita antecedência pode exigir uma nova emissão antes do fechamento. Pedir tarde demais é o cenário do início deste post: a certidão faltando trava a assinatura num momento em que o comprador já está comprometido e o prazo do financiamento está correndo.
O ideal é iniciar a coleta assim que a proposta for aceita, com prazo suficiente para resolver qualquer pendência que apareça antes da data de assinatura.
Quem é responsável por reunir as certidões
Na maioria das transações, o advogado coordena o processo e define a lista completa conforme as especificidades do negócio. Mas o corretor é quem comunica ao vendedor quais documentos precisam ser providenciados e acompanha se foram entregues.
Sem um processo claro na imobiliária, cada transação vira uma negociação de documentos ad hoc: o corretor descobre o que falta quando o advogado pede, o vendedor busca um documento de cada vez, e a imobiliária perde o controle do cronograma. Com um checklist padrão aplicado desde o início, o corretor instrui o vendedor na largada e o processo segue sem surpresas de última hora.
O que o Garagem entrega
O módulo Certidões do Garagem emite todos esses documentos diretamente pela plataforma, sem precisar acessar cada site de tribunal ou órgão público individualmente. A emissão acontece em paralelo para todas as pessoas e para o imóvel ao mesmo tempo, e o status de cada certidão é atualizado ao vivo conforme os documentos chegam.
Para quem está começando, o Garagem oferece o pacote Garagem - Padrão: um conjunto pré-configurado com as principais certidões para transações em São Paulo e Rio de Janeiro, cobrindo tributos federais, débitos trabalhistas, matrícula e ônus do imóvel, distribuições cível e federal, tributos estaduais e municipais, IPTU e interdições e tutelas. Selecionar o pacote na tela de nova solicitação já preenche tudo de uma vez, sem escolher item por item no catálogo. Para transações em outros estados ou quando o advogado solicitar documentos específicos, o catálogo completo com mais de 100 certidões está disponível para seleção manual.
Depois da emissão, a IA do Garagem analisa o conteúdo de cada certidão e sinaliza pendências e pontos que merecem atenção jurídica, tudo centralizado na mesma tela. O advogado da transação acessa os documentos e os apontamentos pelo portal do cliente, sem precisar ter conta na plataforma e sem precisar solicitar os arquivos a cada atualização.
O resultado é que a etapa de due diligence deixa de depender de abas abertas, PDFs avulsos e cobranças por WhatsApp.
Perguntas frequentes
Quais certidões são necessárias para vender um imóvel? Para uma compra e venda padrão com pessoa física, o conjunto mínimo inclui: certidão de matrícula atualizada e certidão de ônus reais do imóvel, certidão negativa de débitos municipais, e, para o vendedor, certidões de débitos federais, de distribuição cível, de ações trabalhistas, de ações federais e de protestos. O advogado da transação pode solicitar documentos adicionais conforme as características específicas do negócio.
Certidão de matrícula e certidão de ônus reais são a mesma coisa? Não. As duas são emitidas pelo Cartório de Registro de Imóveis e frequentemente solicitadas juntas, mas são documentos diferentes. A certidão de matrícula contém o histórico completo da propriedade, incluindo todas as transferências de titularidade. A certidão de ônus reais foca especificamente nas restrições e gravames ativos sobre o imóvel, como hipotecas, penhoras e alienações fiduciárias.
Qual a validade das certidões para compra e venda? Depende do documento e do órgão emissor, mas a maioria das certidões tem validade entre 30 e 90 dias. A certidão de matrícula costuma ser aceita com até 30 dias de emissão, enquanto certidões de tribunais variam entre 30 e 90 dias conforme o estado e o tipo de ação. O advogado da transação define quais certidões precisam ser reemitidas caso o prazo de validade expire antes do fechamento.
Quem paga pelas certidões numa transação imobiliária? Em geral, o vendedor arca com as certidões que comprovam a situação do imóvel e a sua própria situação como pessoa. Não existe uma regra legal que determine isso na compra e venda de imóveis usados, então o custo pode ser negociado entre as partes, mas é praxe de mercado que o vendedor providencie a documentação necessária para viabilizar a transferência.
Precisa de certidão do cônjuge do vendedor? Depende do regime de bens e se o cônjuge precisa assinar o contrato, mas é prática comum solicitar as certidões do cônjuge mesmo quando a assinatura não é formalmente exigida. Riscos patrimoniais do cônjuge podem afetar o imóvel dependendo do regime de bens e da natureza das dívidas. O advogado da transação é quem define se as certidões do cônjuge são necessárias no caso específico.
O módulo Certidões do Garagem emite, organiza e analisa os documentos da transação em um só lugar. Para ver como funciona, acesse o Guia Garagem ou garagem.ai/solucoes/certidoes.
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